Jak założyć spółkę przez internet? - L.INC

Na pierwszy rzut oka założenie spółki wydaje się być skomplikowanym i czasochłonnym przedsięwzięciem. Zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców, którzy wcześniej z biurokracją nie mieli dużo wspólnego. Wbrew pozorom można tego dokonać stosunkowo szybko i prosto nawet w 24 godziny, automatyzując cały proces. Dziś przedstawiamy, jak założyć spółkę przez internet, korzystając z portalu S24. 

Czym jest spółka?

Spółka to jedna z form powadzenia działalności gospodarczej oferowanych przez polskie prawo. Może być zakładana zarówno przez osoby prawne, jak i fizyczne. Zazwyczaj do jej powstania potrzebnych jest co najmniej 2 wspólników, aczkolwiek nie jest to reguła bezwzględna. Istnieje bowiem możliwość prowadzenia jednoosobowej firmy w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Warunkiem jej powstania, w zależności od rodzaju, jest umowa lub statut. Umowa spółki określa związek wspólników oparty na realizacji wspólnych celów gospodarczych. Głównym celem założenia spółki jest generowanie zysków. Jest odrębnym bytem prawnym, który posiada swoją osobowość prawną i zakres odpowiedzialności. Powstaje wraz z momentem wpisania do Krajowego Rejestru Spółek (KRS). To właśnie w tym systemie musi zostać zarejestrowana dana spółka. Za nim przejdziemy do tego, jak założyć spółkę przez internet, przyjrzyjmy się jej podstawowym rodzajom.

Rodzaje spółek w Polsce

O podstawowych rodzajach spółek w Polsce pisaliśmy już na naszym blogu. W tym akapicie jedynie skrótowo je opiszemy dla lepszego rozeznania się w temacie tej formy działalności gospodarczej. Otóż rodzaje spółek w Polsce różnią się między sobą osobowością prawną, podstawą prawną czy zakresem odpowiedzialności wspólników. To tylko część aspektów, które składają się na ich charakterystykę. Wyróżniamy 2 główne typy:

– Osobowe – powstają na podstawie kodeksu cywilnego lub kodeksu spółek handlowych, do ich utworzenia potrzebnych jest co najmniej dwóch wspólników i to oni reprezentują spółkę, za jej zobowiązania odpowiadają wspólnicy pośrednio lub bezpośrednio majątkiem prywatnym, nie posiadają osobowości prawnej (cywilna, jawna, partnerska, komandytowa).

– Kapitałowe – powstają na podstawie kodeksu spółek handlowych, do ich utworzenia wystarczy jeden wspólnik, a za reprezentację odpowiedzialne są specjalnie stworzone w tym celu organy, za ich zobowiązania odpowiada się majątkiem spółki, mają osobowość prawną (z o.o, akcyjna).

Pozostałe rodzaje spółek w Polsce należy również dodać komandytowo-akcyjną oraz prostą spółkę akcyjną. Podział ten obrazuje poniższa grafika:

Wybór poszczególnej formy prawnej ma znaczenie przy zakładaniu własnej działalności. Zatem, jak założyć spółkę przez internet? Zacznijmy od ważnych zmian, które weszły w życie z początkiem lipca tego roku.

Obowiązek elektronicznej rejestracji

Od 1 lipca 2021 roku w życie weszły nowe, ważne zmiany dla przedsiębiorców prowadzących swoje biznesy. Część z nich dotyczy obowiązku posiadania kasy fiskalnej w kolejnych branżach, regulacji odnośnie akcyzy czy wdrożenia procedury AML w biurach rachunkowych. Następne postanowienia dotyczą obowiązku elektronicznej rejestracji nowo powstałych firm, w tym spółek. Obejmuje to nie tylko sam proces jej założenia, ale inne formalne kwestie, takie jak zgłaszanie wniosków egzekucyjnych czy tytułów wykonawczych.

Każda spółka musi zostać wpisana do Krajowego Rejestru Spółek. Obecnie niektóre formy można zarejestrować wyłącznie elektronicznie. Należy tego dokonać na dwa sposoby – za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub portalu S24. Przy czym należy wiedzieć o tym, że nie wszystkie rodzaje spółek można zarejestrować przez ten drugi system. Na chwilę obecną można za jego pomocą złożyć wniosek do KRS takich spółek, jak:

– Jawna

– Komandytowa

– Z ograniczoną odpowiedzialnością

– Prosta spółka akcyjna

Przed omówieniem tego, jak założyć spółkę przez internet za pomocą S24, przyjrzyjmy się jeszcze zaletom tego sposobu.

Zalety założenia spółki przez internet

Zakładanie spółki online ma sporo zalet. Przede wszystkim jest to korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą to zrobić samodzielnie i nie mają zbyt skomplikowanych zapisów w umowie spółki. Jednak w pozostałych przypadkach warto skorzystać z pomocy specjalistów w dziedzinie zakładania działalności i powierzyć im cały proces rejestracji spółki. Wśród korzyści, jakie daje założenie spółki przez internet, można wyróżnić:

– Oszczędność czasu – nie trzeba osobiście wstawiać się w placówce.

– Komfort – spółkę można zarejestrować bez wychodzenia z domu, przebywając w dowolnym miejscu.

– Prostota – system S24 jest prosty i intuicyjne w obsłudze, więc nie wymaga posiadania żadnej specjalistycznej wiedzy.

– Nie wymaga obecności notariusza – oszczędność pieniędzy!

– Niższa opłata sądowa – płacimy 250 zł, zamiast 500 zł.

– Możliwość korzystania z gotowych wzorów dokumentów – znajdują się na portalu S24, gdzie przedsiębiorca otrzymuje do nich dostęp i może korzystać do swoich celów.

Jak założyć spółkę przez internet?

Przechodzimy zatem do najważniejszej kwestii, czyli tego, jak założyć spółkę przez internet. Proces ten wiąże się z całkowitą automatyzacją. Do założenia własnej działalności gospodarczej w formie spółki potrzebne jest aktywne konto w systemie S24 oraz podpis elektroniczny. Rejestracji dokonujemy, korzystając z portalu eKRS, czyli oficjalnej strony Krajowego Rejestru Sądowego. Natomiast podpis elektroniczny służy weryfikacji tożsamości przedsiębiorcy.

W celu weryfikacji tożsamości można skorzystać z dwóch interaktywnych funkcji – profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Pierwsza z nich jest bezpłatnym narzędziem, które pozwala na załatwienie spraw urzędowych całkowicie online bez konieczności osobistego wstawiania się w instytucji. Mając założony profil zaufany można, np. złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego, zalogować się do Internetowego Konta Pacjenta, złożyć i zatwierdzić deklaracje podatkowe (e- PIT), a także wysłać wniosek o założenie działalności gospodarczej. Natomiast podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. W odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą podpisu kwalifikowanego można załatwiać sprawy urzędowe, zawierać umowy na odległość oraz brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych. Jeśli chodzi o tę formę, aby móc z niej skorzystać, należy wykupić dostęp u jednego z certyfikowanych dostawców.

Za nim wspólnie przejdziemy do tego, jak założyć spółkę przez internet, należy jeszcze wspomnieć o przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji i informacji na temat spółki. Jak już wcześniej pisaliśmy, warunkiem jej powstania jest sporządzenie statutu bądź umowy. Jest to niezbędny dokument, potrzebny do rejestracji działalności w Krajowym Rejestrze Sądowym. Powinna w niej się znaleźć następujące dane:

– Nazwa firmy i adres siedziby

– Przedmiot działalności spółki

– Rodzaj działalności spółki

– Informacje o właściwym sądzie rejestrowym

– Wysokość wniesionego kapitału zakładowego

– Informacje o ilości udziałów przypadających na jednego wspólnika

– Informacje o nominalnej wartości udziałów objętych przez poszczególnych wspólników

– Czas trwania spółki (o ile jest określony)

Proces rejestracji

Cały proces założenia spółki przez internet sprowadza się do elektronicznej rejestracji poprzez system S24. W tym celu należy wejść na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości i zalogować się do systemu, podając adres e-mail i utworzone wcześniej hasło. Następne czynności dotyczące tego, jak założyć spółkę przez internet, przedstawimy w kilku krokach.

Krok 1 – Dodanie Przedsiębiorstwa

Po zalogowaniu się do systemu należy przejść do zakładki „Moje przedsiębiorstwa ”, po czym kliknąć „Dodaj przedsiębiorstwo”. W tym kroku wpisujemy nazwę przedsiębiorstwa, jego formę prawną oraz adres siedziby firmy. Opcjonalnie możemy stworzyć krótki opis naszej firmy, ale nie jest to warunek konieczny, aby móc przejść dalej. Po wypełnieniu tych danych klikamy „Zapisz”.

Krok 2 – Stworzenie umowy spółki w systemie

Jak już wcześniej wyjaśniliśmy, przed przystąpieniem do czynności, jaką jest założenie spółki przez internet, należy przygotować stosowne dokumenty. Podczas samej rejestracji elektronicznej podmiotu, należy stworzyć umowę firmy. Jest to najdłuższy dokument, który trzeba wygenerować, korzystając z gotowych szablonów w systemie i uzupełnić wszystkie dane. W tym celu należy kliknąć „Nowy Dokument” i wybrać odpowiedni wzór. W kolejnych etapach należy:

– Wpisać dane wspólników (imiona i nazwiska, numer PESEL), nazwę i siedzibę firmy oraz wybrać właściwe dla spółki kody PKD.

– Wpisać wartości kapitału zakładowego i wartości udziałów poszczególnych wspólników.

– Ustalić zasady, na jakich będzie odbywało się zbycie udziałów.

– Dodać organy zarządcze spółki (np. zarząd spółki, rada nadzorcza, zgromadzenie wspólników).

– Określić odpowiedzialność wspólników w zakresie składania oświadczeń w imieniu spółki.

– Określić, czy spółka wymaga uchwały wspólników.

– Podpisać umowę przez wszystkich wspólników.

Krok 3 – Stworzenie oświadczenia o wniesieniu kapitału

Umowa spółki to pierwszy i najważniejszy dokument, jaki należy stworzyć w systemie S24. Oprócz niej, do pełnej rejestracji podmiotu, trzeba jeszcze wygenerować i uzupełnić kilka innych wzorów. Jednym z nich jest oświadczenie o wniesieniu kapitału. Tworzymy je analogicznie to umowy. Najpierw klikamy „Nowy Dokument”, a następnie wybieramy i uzupełniamy odpowiedni wzór. Uzupełniając go, wystarczy w nim wybrać datę, a następnie podpisać elektronicznie tak jak przy poprzednim dokumencie.

Krok 4 – Stworzenie listy wspólników

Lista wspólników jest kolejnym dokumentem potrzebnym do założenia spółki przez internet. Podobnie, jak w przypadku oświadczenia o wniesieniu kapitału, należy wybrać datę i złożyć podpis elektroniczny na dokumencie. Jednak przy tworzeniu listy wspólników należy pamiętać o jednej, ważnej kwestii – musi ją podpisać zarząd, a nie wspólnicy.

Krok 5 – Stworzenie pozostałych dokumentów

Niestety system S24 nie posiada wszystkich wzorów dokumentów niezbędnych do zarejestrowania działalności. Resztę z nich należy stworzyć samodzielnie. Oprócz umowy, oświadczenia o wniesieniu kapitału, a także listy wspólników w trakcie rejestracji moga być wymagane takie dokumenty, jak:

– oświadczenie dotyczące tego, czy spółka jest cudzoziemcem,

– lista adresów do doręczeń członków organu lub osób uprawnionych do powołania zarządu,

– lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów.

Wyżej wymienione dokuemnty należy stworzyć, wydrukować, uzupełnić i na końcu zeskanować oraz wgrać do systemu. Ważne, aby były one zapisane w formacie PDF. W celu wgrania ich do systemu, należy kliknąć „Wczytaj”, a następnie wybrać właściwy plik i dać „Zapisz” . Na tym jednak nie koniec. Również ręcznie stworzone dokumenty należy opatrzyć podpisem elektronicznym. Więc, gdy skończymy je wygrywać do systemu, musimy przejść do zakładki „Dokumenty”, która znajduje się w kolumnie po lewej stronie, aby je podpisać elektronicznie. W nastepnym kroku system przeniesie nas do listy dokumentów, z której wybieramy interesujący nas plik i klikamy „Wybierz dokument”.

Krok 6 – Złożenie wniosku o rejestrację

Kolenym krokiem jest złożenie wniosku o rejestrację. Jednak przed nim należy dokładnie sprawdzić poprawność dokumentów i prosić o ich zatwierdzenie każdego ze wspólników, aby uniknąć na przyszłość zbędnych nieporozumień. Następnie przechodzimy do zakładki „Wnioski”, wybieramy „Nowy wniosek”, a następnie „Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców…” i zaznaczamy „Wybierz wzorzec wniosku”. Na tym etapie załączamy do wniosku dokumenty wygenerowane bezpośrednio w systemie, klikając „Wybierz”, a na kolejnym dodajemy dokumenty stworzone ręcznie. Po załączeniu wszystkich dokumentów niezbędnych do zarejestrowania naszej działalności, naciskamy przycik „Ok”.

Krok 7 – wybór właściwego sądu rejestrowego, uzupełnienie pozostałych danych

Po złożeniu wniosku o rejestrację spółki należy jeszcze uzupełnić dane właściwego sądu rejestrowego, wpisać adres siedziby, informacje o wspólnikach i członkach zarządu z zaznaczeniem, że nie sa oni zawieszeni w pełnieniu swoich funkcji, a także wybrać odpowiednie kody PKD dla rodzaju branży.

Krok 8 – Dokonanie płatności za rejestrację spółki

Przechodzimy już do ostatniego etapu w kontekście tego, jak założyć spółkę przez internet. Po przejściu przez wszystkie, wyżej opisane czynności, należy dokonać jeszcze opłaty za rejestrację spółki. W tym celu zostaniemy automatycznie przekierowani do systemu płatności elektronicznych., gdzie należy dokonać opłaty za konkretne działania.

Poszczególne opłaty prezentują się następująco:

– 100 zł – opłata za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

– 200 zł – dodatkowe opłaty związane z odpisami różnych dokumentów, które będą potrzebne w urzędach

– 250 zł – opłata za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego

– Opłata manipulacyjna operatora płatności

Jak założyć spółkę przez internet – o czym jeszcze należy pamiętać?

Założenie spółki przez internet na dokonaniu stosownych opłat się nie kończy. Należy pamiętać jeszcze o tym, że w terminie 7 dni od zarejestrowaniu spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym poprzez system S24, zarząd jest w obowiązku złożyć do właściwego sądu rejestrowego oświadczenie wszystkich członkó zarządu o wniesieniu wkładu pieniężnego na pokrycie kapitału zakładowego. Za tę czynność pobierana jest  opłata sądowa w wysokości 40 zł. Następnie w ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółki, trzeba jeszcze złożyć deklarację PCC-3. Jest to ormularz pozwalający na zapłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych, który uiścić powinien każdy, kto zawarł umowę cywilnoprawną. Od deklaracji tej należy obliczyć wysokość podatku, gdzie jego podstawą jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt wpisu KRS oraz ogłoszenie w MSiG (Monitor Sądowy i Gospodarczy).

Ostatnią czynnością, jaką musimy wykonać, jest dokonanie zgłoszenia NIP-8 w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS lub w ciągu 7 dni, jeżeli przedsiębiorca zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne.

Podsumowanie

Założenie spółki przez internet to czynność, którą należy wykonać rzetelnie, wystrzegając się błędów. Jak widać jest procedurą w pełni zautomatyzowaną i znacznie mniej czasochłonną. Postępując zgodnie z naszymi wytycznymi i wskazówkami, można w pełni legalnie i bezpieczenie zarejstrować własną działalność nawet w kilka godzin!

Jednak, jeśli na tym etapie będą pojawiać się trudności – zgłoś się do nas, a odpłatnie pomożemy Ci w tej kwestii, a także poprowadzimy Twoją księgowość rzetelnie i profesjonalnie. Zostaw do siebie kontakt, a oddzwonimy w ciągu najbliższych 24 godzin.