Ostatni kwartał każdego roku to intensywny okres dla przedsiębiorców. Tworzenie raportów kasowych, rozliczeń zatrudnionych pracowników, wprowadzanie aneksów do umów o pracę w związku ze zwiększeniem minimalnego wynagrodzenia – to tylko niektóre obowiązki, o jakich należy pamiętać. Wszystkie te czynności możesz zlecić zewnętrznej firmie zajmującej się usługami księgowo-kadrowymi. Jednak, co w sytuacji, kiedy współpraca nie przebiega pomyślnie i pojawiają się błędy w rozliczeniach, które narażają Twoją firmę na straty finansowe, a nawet konsekwencje prawne? Jak zmienić biuro rachunkowe na inne? Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze podmiotu do prowadzenia księgowości odpowiadającego naszym potrzebom? Przeczytaj nasz artykuł, w którym krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces, jakim jest zmiana biura rachunkowego.
Biuro rachunkowe vs własna księgowa
Prowadzenie własnej firmy zarówno w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki z o.o. lub innej, wiąże się z ryzykiem i koniecznością podstawowej znajomości prawa, finansów, a także podatków czy księgowości. Nie musisz, jednak być w tych dziedzinach alfą i omegą. Większość działań związanych z wymienionymi obszarami możesz oddelegować innym pracownikom bądź powierzyć zewnętrznemu podmiotowi.
Jednym z pierwszych wyzwań, przed jakimi staje każdy świeżo upieczony przedsiębiorca, jest wybór biura rachunkowego. I tutaj pojawia się trudność – biuro rachunkowe czy własna księgowa? Każde z rozwiązań ma swoje zalety, jak i wady. Wdrożenie któregoś z nich zależy od takich aspektów jak szacowane zyski, wielkość firmy czy budżet firmowy, jaki możemy przeznaczyć na wydatki związane z usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi. Które rozwiązanie jest lepsze? Wszystko zależy od indywidualnych preferencji i przyjętej strategii rozwoju firmy. Poniżej przedstawiamy powody, dla których warto wybrać biuro rachunkowe.
Dlaczego warto wybrać biuro rachunkowe?
Aktualne badania przeprowadzone przez KPMG – globalną organizację świadczącą usługi audytorskie i doradcze pokazują, że niespełna 70% firm w Polsce korzysta z outsourcingu usług księgowych, podatkowych, a także prawnych. Co więcej, blisko co drugie przedsiębiorstwo zleca wszystkie te czynności jednej firmie. Najnowsze raporty wskazują na zapotrzebowanie (zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw) na oddelegowanie zewnętrznej firmie prowadzenia formalnych aspektów biznesu związanych z czynnościami księgowymi, podatkowymi, a także kadrowo-płacowymi.
Dlaczego warto wybrać biuro rachunkowe? Współpraca z takim podmiotem daje szereg korzyści dla przedsiębiorców, którzy zazwyczaj z racji wykonywania swoich obowiązków i skupienia się na rozwoju działalności nie mają czasu, aby samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe swojej firmy. Powodów, dla których warto wybrać biuro rachunkowe, jest naprawdę wiele.
Decydując się na biuro rachunkowe:
– redukujemy wszelkie koszty związane z zatrudnieniem specjalisty ds. księgowości na etat (koszty ZUS-u, wynagrodzenia, podatków),
– minimalizujemy konsekwencje finansowe i prawne w związku z naruszaniem odpowiedzialności i popełnieniem błędów (biura rachunkowe mają często wysoką polisę OC od wszystkich ryzyk, a przedsiębiorca w wyniku błędu, może uzyskać odszkodowanie z polisy OC biura rachunkowego),
– zyskujemy dostęp do innych, potrzebnych firmie usług (obsługa kadrowo-płacowa, doradztwo podatkowe, zakładanie/przekształcenie działalności gospodarczej, porady prawne, wsparcie finansowe),
– oszczędzamy czas, który należałoby poświęcić na budowanie i zatrudnianie specjalistów ds. księgowości, kadrowo-płacowych czy doradców podatkowych,
– otrzymujemy często dostęp do bezpłatnych materiałów edukacyjnych, dzięki którym pogłębiamy wiedzę dotyczącą prowadzenia własnej działalności gospodarczej,
– zyskujemy komfort psychiczny i poczucie bezpieczeństwa.
Jakie są najczęstsze powody zmiany biura rachunkowego?
Powody zmiany biura rachunkowego są różne. Czasami zdarza się, że nasz księgowy spóźnia się z rozliczaniem faktur. Albo co gorsza – nie robi tego wcale, zapadając się zupełnie pod ziemię lub podnosi nagle cenę, co przekracza nasz budżet zaplanowany na koszty ponoszone za księgowość. To tylko niektóre powody zmiany biura rachunkowego, jakie wymieniają niezadowoleni z usług klienci.
Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe w takich sytuacjach? Z prostej przyczyny! Dokonując zmiany, dbamy o bezpieczeństwo swojej firmy. Ponadto wyprostowanie błędów po poprzednim biurze rachunkowym jest często kosztowne, dlatego im szybciej podejmiemy tę niełatwą, ale bardzo ważną decyzję, tym mniej będziemy musieli zapłacić za korektę błędów.
Wśród najczęściej wymienianych można wyróżnić:
– notoryczne błędy w rozliczeniach,
– słaby kontakt z księgowym/księgową,
– brak reprezentacji przed urzędami,
– brak informacji o bieżącej sytuacji finansowej Twojej firmy,
– konieczność osobistego dostarczania dokumentów bądź wysyłania ich kurierem/pocztą,
– brak dostępu do platformy online i programu do samodzielnego wystawiania faktur,
– brak wsparcia merytorycznego,
– gwałtowny wzrost cen za usługi księgowe i kadrowo-płacowe,
– wykazanie błędów podczas kontroli skarbowej.
Więcej o powodach zmiany biura przeczytasz w artykule naszego partnera –> https://taxver.pl/2021/10/19/powody-zmiany-biura-rachunkowego-poznaj-10-najczestszych-powodow/
Wybór biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?
Wybór biura rachunkowego jest jednym z końcowych etapów zakładania własnej firmy. Jest to niezmiernie istotny aspekt dla każdego przedsiębiorcy, w końcu od wyboru odpowiedniego podmiotu do obsługi księgowej zależy jakość bezpieczeństwa. Przed podjęciem decyzji, warto przyjrzeć się wielu kwestiom odnoszącym się nie tylko do samej ceny za usługę, ale również sprawdzić rekomendacje, a także to, czy dane biuro rachunkowe posiada odpowiednie kompetencje oraz certyfikacje.
Jak wybrać biuro rachunkowe? Na co zwrócić uwagę, wybierając księgowego? Sam wybór należy potraktować jako proces rozłożony w czasie, na który wpływ ma szereg czynników. Przy podejmowaniu właściwej decyzji warto zwrócić uwagę nie tylko na samą charakterystykę podmiotu do obsługi księgowej, ale również na zakres oferowanych usług, a także opinie innych klientów, korzystających z oferty biura rachunkowego.
Przy wyborze biura rachunkowego warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:
– posiadanie odpowiednich kwalifikacji i certyfikacji,
– doświadczenie księgowych,
– wysokość sumy ubezpieczenia w polisie OC,
– kontakt z biurem rachunkowym,
– możliwość obsługi online,
– sposób dostarczania i przesyłania dokumentów księgowych,
– wysokość opłat za obsługę księgową i/lub kadrowo-płacową,
– opinie innych klientów,
– zakres usług.
Więcej o tym, na co należy zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe, przeczytasz tutaj.
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Odpowiadając na pytanie, kiedy zmienić biuro rachunkowe, należy wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników. Przede wszystkim jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, że biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie bez względu na to, czy jest początek roku podatkowego, czy jego koniec. Przy tym należy pamiętać o tym, aby dokonać tego po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji i opłaceniu wyliczonych podatków. Natomiast, jeśli będziesz chciał zmienić obecne biuro rachunkowe na nowe w tracie trwania roku podatkowego, możesz ponieść dodatkowe koszty związane z ponownym zaksięgowaniem dokumentów przez nowy podmiot. Nowe biuro rachunkowe jest zobowiązane do sprawdzenia całego, zaksięgowanego już okresu w celu wykrycia ewentualnych błędów w rozliczeniach i naprawienia ich.
Zatem, kiedy warto zmienić biuro rachunkowe? Wszystko zależy od obecnej sytuacji Twojej firmy. Ważny jest również okres wypowiedzenia umowy z obecnym podmiotem do obsługi księgowej. Podczas zmiany biura rachunkowego zwróć uwagę na okres i zasady zakończenia współpracy. Zazwyczaj okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, jednak, jest to kwestia indywidualna. Można również spotkać się z okresem wypowiedzenia wynoszącym 1 miesiąc bądź dłuższym niż 3 miesiące.
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Cały proces można sprowadzić do kilku kroków. Zmiana biura rachunkowego to złożony proces, a o końcowej decyzji decyduje wiele aspektów. Podczas zmiany należy zwrócić uwagę na szereg czynników, a także zaplanować odpowiedni budżet na wydatki związane z prowadzeniem księgowości przez zewnętrzny podmiot.
Krok 1 – Przejrzenie ofert kilku wybranych biur rachunkowych
Pierwszym krokiem dotyczącym tego, jak zmienić biuro rachunkowe, jest przejrzenie ofert kilku wybranych podmiotów zajmujących się prowadzeniem księgowości i spraw kadrowo-płacowych. Na początku należy wybrać parę biur, poprosić o ofertę księgowości dla swojej firmy. Następnie należy dokładnie je przeanalizować, konfrontując z potrzebami biznesowymi i ustalonym budżetem, jaki chce się przeznaczyć na księgowość. Przeglądając poszczególne oferty, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników, które pomogą podjąć słuszną decyzję. Należą do nich między innymi:
– odpowiednie kwalifikacje księgowych,
– doświadczenie biura rachunkowego w księgowaniu dokumentów w Twojej branży,
– posiadanie polisy OC i jej suma gwarancyjna,
– kontakt z księgowym i sposób komunikacji,
– reprezentacja przed instytucjami sądowymi i administracyjnymi,
– obsługa online,
– profesjonalne oprogramowanie, z którego korzysta biuro rachunkowe,
– opinie innych klientów biura,
– cena za usługi księgowe,
– dodatkowe usługi – reprezentacja przed urzędami, pomoc w rejestracji lub likwidacji działalności,
– lokalizacja.
Wymienione wyżej czynniki nie zamykają listę wszystkich aspektów, które warto wziąć pod uwagę. Dla każdego przedsiębiorcy inny aspekt będzie miał większą wartość. Niemniej wyżej wymienione elementy, składają się na rzetelną księgowość prowadzoną przez biura rachunkowe.
Krok 2 – Wypowiedzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym
Jak zmienić biuro rachunkowe? Najważniejsza rzecz – musisz wypowiedzieć umowę z obecnym księgowym. Zazwyczaj zawierana jest ona na okres jednego roku. Aczkolwiek zdarzają się firmy, które praktykują inną zasadę. Niektóre zawierają umowę również na czas nieokreślony. W procesie zmiany biura rachunkowego najistotniejszy jest okres wypowiedzenia wiążącej umowy z obecnym podmiotem. Przeważnie, jak już wcześniej wspomniano, okres wypowiedzenia umowy z danym biurem rachunkowym wynosi 3 miesiące, ale również w tym wypadku praktyka jest różna. Okres wypowiedzenia może wynosić także 1 miesiąc lub więcej niż 3 miesiące. Ważne jest jednak to, że przez ten czas klient pozostaje pod opieką starego biura rachunkowego. Oznacza to, że w trakcie trwania okresu wypowiedzenia nie możesz przejść do nowego podmiotu. Natomiast możesz i jak najbardziej powinieneś w tym rozglądać się za współpracą z nowym księgowym lub biurem rachunkowym.
Krok 3 – Podpisanie pełnomocnictwa i umowy z nowym biurem rachunkowym
Do nawiązania współpracy z nowym biurem rachunkowym niezbędne jest podpisanie dwóch dokumentów – pełnomocnictwa do reprezentacji przed urzędami, a także umowy na księgowość. W pierwszej kolejności podpisujemy zgodę na reprezentowanie firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym, a następnie umowę. Umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa.
Krok 4 – Aktualizacja wpisu do CEiDG
Po podpisaniu pełnomocnictwa i umowy z nowym biurem rachunkowym, kolejnym krokiem jest aktualizacja wpisu do CEiDG. Jest to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, która służy do rejestrowania firmy. Inaczej mówiąc, jest to elektroniczny system ułatwiający prowadzenie przedsiębiorstwa. Dzięki niemu można założyć firmę, zmieniać dane we wpisie, a także zawiesić, wznowić lub zamknąć działalność gospodarczą. Zawiera między innymi informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania dokumentacji.
Jak zmienić biuro rachunkowe w CEiDG? Aktualizacji wpisu można dokonać na dwa sposoby – stacjonarnie bądź online. W pierwszym przypadku należy udać się do urzędu miasta/gminy i złożyć stosowny wniosek CEiDG-1, podając dane personalne biura rachunkowego prowadzącego księgowość wraz z informacją o miejscu i sposobie przechowywania dokumentacji księgowej. Natomiast, elektroniczny sposób aktualizacji informacji o nowym podmiocie do obsługi księgowej jest znacznie szybszy i bardziej komfortowy. W tym celu we właściwym wniosku trzeba podać nazwę i NIP firmy odpowiedzialnej za księgowość, miejsce przechowywania dokumentacji, a także zaznaczyć datę, w której umowa z nowym biurem rachunkowym zaczyna obowiązywać.
Krok 5 – Przekazanie dokumentacji do nowego biura rachunkowego
Ostatni krok dotyczący tego, jak zmienić biuro rachunkowe, obejmuje przekazanie wymaganej dokumentacji do nowego podmiotu. Jest to ostatni etap, niezbędny do rozpoczęcia współpracy z nowym księgowym. Obecnie większość biur rachunkowych umożliwia dostarczenie dokumentacji drogą elektroniczną.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest to więc kwestia bardzo ważna. W końcu od rzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych, a także wszelkiej dokumentacji zależy bezpieczeństwo Twojego biznesu. Dobry księgowy to nie tylko osoba posiadająca wymagane uprawnienia, to również pewny partner w biznesie, który będzie Cię wspierać w zabezpieczaniu formalnych aspektów prowadzenia firmy.
Szukasz rzetelnego i sprawdzonego biura rachunkowego, które zadba o Twoje bezpieczeństwo? Zgłoś się do naszego partnera!
ŚLEDŹ NAS